Despachos Contables

Nota: Véase información general relativa a la normativa y legislación que deben cumplir los despachos contables y acerca de la industria o sector de Servicios de Contabilidad. Una cuestión esencial es la dotación de personal en los despachos o firmas profesionales.

Los despachos contables ofrecen asesoramiento profesional a diversas organizaciones del sector público y privado y a particulares sobre una serie de cuestiones empresariales, fiscales, de planificación sucesoria y financieras.

Muchos despachos contables funcionan como sociedades de responsabilidad limitada o sociedades anónimas y suelen estar formados por contables colegiados y no colegiados. Sin embargo, es posible establecerse como profesional único. Los despachos suelen emplear personal administrativo y técnicos contables para prestar servicios financieros básicos. El título de «censor jurado de cuentas» es un título protegido, y es un delito, en muchos países, ejercer con ese título sin estar registrado en un organismo profesional designado (DPB).

Los recientes cambios legislativos, destinados a introducir más competencia en el sector de los servicios jurídicos, han permitido, en el Reino Unido, a los contables asociarse con abogados y otros profesionales, lo que les permite prestar servicios jurídicos junto con servicios no jurídicos como una estructura empresarial alternativa (ABS).

Este texto proporciona información sobre la puesta en marcha y la gestión de un despacho contable. Describe las cualificaciones requeridas, la formación disponible para desarrollar habilidades generales de gestión empresarial y de consultoría, las tendencias actuales del mercado y las cuestiones comerciales clave. También hace una referencia cruzada a la legislación que hay que cumplir, y proporciona fuentes de información y apoyo adicionales.

El brote de coronavirus de 2020 y las restricciones gubernamentales resultantes han tenido un impacto en todos los sectores empresariales. Se debe buscar el asesoramiento adecuado para entender cómo el brote ha afectado a las prácticas contables que operan en cada país.

Cualificaciones y habilidades

La ley no exige ninguna cualificación para crear un despacho contable en el Reino Unido, e igual ocurre en numerosos países. Sin embargo, la mayoría de los despachos son creados por contables colegiados, y el camino típico para obtener el estatus de colegiado implica un periodo de formación o experiencia laboral en una empresa contable existente antes de presentarse a los exámenes y obtener la calificación de miembro colegiado de uno de los siguientes organismos profesionales designados (DPB) en el Reino Unido:

• El Instituto de Contables Colegiados de Inglaterra y Gales (ICAEW). Para conocer el itinerario de cualificación para obtener el estatus de colegiado, visite icaew.com/en/learning-and-development.
• El Instituto de Contables Colegiados de Escocia (ICAS). Para obtener información sobre el itinerario de cualificación, consulte www.icas.com.
• Chartered Accountants de Irlanda. Para obtener información sobre el estatus de chartered, vaya a www.charteredaccountants.ie/prospective-students.
  The Association of Chartered Certified Accountants (ACCA). Para obtener información sobre las cualificaciones, vaya a accaglobal.com/uk/en/qualifications.html.

Si un despacho contable está especializado en la prestación de servicios de insolvencia, asesoramiento fiscal, servicios de auditoría o asesoramiento en materia de inversiones, los contables que emplea deben tener las siguientes cualificaciones obligatorias:

Los contables que prestan servicios de insolvencia deben estar autorizados por un DPB, como el ICAEW o la Insolvency Practitioners Association (www.insolvency-practitioners.org.uk). Hay más información sobre las licencias de insolvencia en la sección de asuntos comerciales y jurídicos de este perfil. Para obtener una licencia, un contable debe aprobar el examen de la Joint Insolvency Examinations Board (JIEB), que se celebra en noviembre de cada año. Los contables deben inscribirse para el examen en su DPB (icaew.com/technical/insolvency/become-an-insolvency-practitioner-with-icaew/qualifying-as-an-insolvency-practitioner).

Los contables que realizan auditorías reguladas deben tener una cualificación relevante y estar colegiados y registrados en un DPB relevante. Por ejemplo, el ICAEW ofrece la Cualificación de Auditoría (AQ, icaew.com/technical/audit-and-assurance/regulation-and-working-in-audit/gain-audit-rights).

Los contables que prestan servicios de asesoramiento en materia de inversiones, es decir, asesoramiento sobre pensiones, acciones de empresas cotizadas, hipotecas, seguros generales o aprobación de promociones financieras, deben estar autorizados por la Autoridad de Conducta Financiera (FCA). La FCA exige que cualquier persona que preste este servicio tenga una «formación adecuada», lo que significa tener suficiente experiencia o poseer una cualificación pertinente. La FCA ofrece detalles sobre las cualificaciones y la formación de los profesionales de la contabilidad que pretenden ofrecer asesoramiento financiero (handbook.fca.org.uk/handbook/TC/App/4/1.html).
Los contables especializados en la prestación de servicios de asesoramiento fiscal pueden completar una formación especializada a través del Chartered Institute of Taxation (CIOT). El CIOT convoca dos veces al año los exámenes de Chartered Tax Adviser (CTA).

Desarrollo profesional continuo

Para seguir inscritos en su organismo profesional designado (DPB), los censores jurados de cuentas deben completar una determinada cantidad de desarrollo profesional continuo (CPD) cada año, que variará según el país (países como Australia, Alemania, Reino Unido y Estados Unidos, por ejemplo, son más exigentes).

Aprendices

Los despachos contables suelen contratar a aprendices y formarlos, por ejemplo, para que se conviertan en auxiliares de contabilidad, empleados de control de créditos, técnicos contables o ayudantes de contabilidad. (Para más información, consulte la sección de personal de este perfil). El despacho debe proporcionar la formación y la tutoría adecuadas. El coste de la formación se puede financiar en función de la edad del aprendiz y del lugar del país en el que se encuentre la consulta.

Cuestiones y tendencias clave del mercado

Entre las cuestiones actuales del mercado que afectan tanto a los despachos de contabilidad de nueva creación como a los ya establecidos se encuentran, en general en el Reino Unido, las siguientes:

• La confianza y la rentabilidad en el sector de los servicios financieros en el tercer trimestre de 2019 estaba en su nivel más bajo desde la crisis financiera de 2008, según la «Encuesta de Servicios Financieros de PwC-CBI» realizada a unas 80 empresas del sector de los servicios financieros (que incluye los despachos de contabilidad). El volumen de negocio y los beneficios habían caído a la mayor velocidad desde junio de 2009.
• Según el informe provisional del Chancellor’s Financial Services Taskforce, publicado en junio de 2019, el sector de los servicios financieros del Reino Unido debe tomar medidas urgentes y coordinadas para abordar los desafíos de contratación y retención de personal en el sector. El informe identificó una serie de desafíos de habilidades que enfrenta el sector, incluida la falta de inversión en capacitación y los cambios tecnológicos globales que significan que las necesidades de habilidades están cambiando más rápido de lo que los roles pueden ser cubiertos. El informe del Grupo de Trabajo también establece cuatro prioridades clave para el sector, como la transformación de las competencias de la mano de obra y el desarrollo de reservas de talento más amplias (thecityuk.com/research/financial-services-skills-taskforce-interim-report).
• Un estudio de la agencia de marketing digital Reboot sugiere que las empresas de contabilidad deben mejorar la calidad de sus sitios web para atraer a posibles clientes. En general, el 73% de las empresas de contabilidad analizadas por Reboot tenían sitios web que no hacían un uso eficaz de la optimización de los motores de búsqueda (SEO), que ayuda a mejorar la clasificación de un sitio web cuando los usuarios realizan búsquedas en línea (accountancydaily.co/accountancy-firms-must-improve-quality-their-websites).
• El sector de los servicios profesionales debe colaborar con los desarrolladores tecnológicos para prepararse para el impacto que la inteligencia artificial (IA) tendrá en el sector en los próximos diez años. Así se desprende del informe ‘AI in Corporate Advisory’, publicado en julio de 2019 por el Instituto de Contadores Públicos de Inglaterra y Gales (ICAEW), que revela que la IA tiene el potencial de ayudar al sector de los servicios profesionales a realizar mejores predicciones de mercado, así como a mejorar los procesos de diligencia debida (economia.icaew.com/news/july-2019/profession-must-prepare-for-profound-ai-impact).
• Entre los principales grupos de clientes de los despachos de contabilidad se encuentran las microempresas, las pequeñas y medianas empresas, las empresas familiares, los comerciantes a domicilio, los empresarios individuales, los autónomos y los contratistas que no disponen de los recursos necesarios para llevar sus cuentas por sí mismos. Según la Oficina de Estadísticas Nacionales (ONS), a principios de 2019 había un récord de 5,9 millones de empresas del sector privado en el Reino Unido, lo que supone 200.000 (o un 3,5%) más que a principios de 2018, y 2,4 millones más que en el año 2000.
• En 2019, según estadísticas del gobierno británico, alrededor del 60% de las empresas más pequeñas (3,5 millones) estaban dirigidas por empresarios individuales y el 76% no empleaba a nadie aparte del propietario. El aumento del autoempleo podría ofrecer oportunidades para que los despachos de contabilidad dirijan sus servicios a las empresas de nueva creación y a los autónomos que se inician en la gestión de sus libros y cuentas empresariales.
• Según las estadísticas oficiales del Reino Unido de marzo de 2019, había más de 4,2 millones de empresas registradas en el Registro Mercantil, frente a los 3,5 millones de 2015. Hubo casi 672.900 nuevas empresas registradas de 2018 a 2019, lo que supuso un aumento del 8,5% interanual y el mayor número de constituciones desde 2009/10. El número de empresas constituidas cada año ha aumentado de forma constante desde marzo de 2012, cuando había alrededor de 2,8 millones en el registro.
• Las franquicias ofrecen tanto oportunidades como competencia para quienes inician una práctica contable independiente. Entre los ejemplos de franquicias de contabilidad se encuentran TaxAssist Accountants (taxassistaccountants.info), que cuenta con unas 200 «sucursales» y proporciona detalles de la inversión inicial requerida si se solicita, y Certax Accounting (certaxaccounting.co.uk), que ofrece oportunidades de franquicia para contables cualificados desde unas 12.000 libras esterlinas hasta 22.000 libras esterlinas (sin IVA), en función del paquete de franquicia elegido.

Cuestiones comerciales y jurídicas

Los despachos contables de nueva creación y los ya establecidos se enfrentan a las siguientes cuestiones comerciales y jurídicas:

Certificados de ejercicio profesional
Para crear y dirigir un despacho contable independiente, los miembros de los organismos profesionales designados (DPB) deben solicitar a su DPB un Certificado de Ejercicio (PC). Establecerse sin un CP puede dar lugar a medidas disciplinarias por parte del DPB contra los miembros y su práctica.

Los miembros del DPB deben asegurarse de que su práctica cumple con los reglamentos y normas de su organismo, que normalmente cubren asuntos como el DPC, los honorarios, las quejas de los clientes y la confidencialidad.

El Institute of Chartered Accountants in England and Wales (ICAEW) cobra una cuota anual de ejercicio profesional de unas 370 libras y los miembros deben solicitar un PC al menos 28 días antes de establecer su propio ejercicio. También hay que pagar una tasa de la Oficina de Supervisión de Organismos Profesionales contra el Blanqueo de Capitales (OPBAS) de 49 libras.

El solicitante debe haber sido miembro del ICAEW durante al menos dos años y tener un seguro de responsabilidad profesional suficiente emitido por una aseguradora aprobada por el ICAEW. Hay más información sobre los certificados de práctica del ICAEW en icaew.com/technical/practice-resources/regulations-standards-guidance-and-ethics/practising-certificate.

Los miembros del Institute of Chartered Accountants of Scotland (ICAS) y Chartered Accountants Ireland también deben ser titulares de PCs emitidos por su DPB, sujetos a requisitos similares a los que se aplican a los miembros del ICAEW. Hay más información en icas.com/regulation/regulatory-authorisations/practising-certificates y charteredaccountants.ie/Members/in-practice.

Un contable que pertenezca a más de un DPB debe obtener un PC de cada organización.

Estructura empresarial
La mayoría de los despachos contables operan como LLP (sociedades de responsabilidad limitada) o como sociedades de responsabilidad limitada. Una sociedad de responsabilidad limitada puede ser constituida por un contable individual, pero para formar una sociedad de responsabilidad limitada se necesitan al menos dos personas. Ambas estructuras ofrecen la ventaja de una responsabilidad limitada para sus miembros.

Los contables también pueden ahora considerar la posibilidad de constituirse en sociedad con profesionales del derecho en virtud de la Ley de Servicios Jurídicos de 2007, que permite la creación de estructuras empresariales alternativas (ABS) para prestar servicios jurídicos y no jurídicos en Inglaterra y Gales. En Escocia se han introducido reformas similares en virtud de la Legal Profession and Legal Services (Scotland) Act 2007.

Autorización de la insolvencia
En virtud de la Ley de Insolvencia de 1986, el trabajo de insolvencia en Inglaterra, Gales y Escocia sólo puede ser llevado a cabo por profesionales de la insolvencia autorizados.

El ICAEW y el ICAS pueden emitir licencias de insolvencia para sus miembros. Los solicitantes deben haber superado el examen del Joint Insolvency Examinations Board (JIEB), cumplir los requisitos mínimos de experiencia y haber sido aprobados como «persona idónea» por el Comité de Licencias de Insolvencia. Visite icaew.com/technical/insolvency/become-an-insolvency-practitioner-with-icaew/becoming-an-icaew-insolvency-licensed-practitioner y www.icas.com/regulation/regulatory-authorisations/how-to-become-an-icas-insolvency-practitioner para obtener más información.

Las licencias deben renovarse anualmente, momento en el que hay que pagar una tasa de renovación. Hay dos tipos de licencia: una licencia completa (que permite a los profesionales ser designados para actuar en relación con asuntos de insolvencia para empresas, personas físicas y sociedades) y una licencia parcial (para designaciones de insolvencia que sólo se refieren a empresas o personas físicas).

En Irlanda del Norte, un contable no puede actuar como profesional de la insolvencia a menos que esté autorizado en virtud de la Orden de Insolvencia (Irlanda del Norte) de 1989. La autorización puede ser concedida por uno de los siete organismos profesionales reconocidos, o por el Departamento de Economía (DfE). Para obtener más información sobre la insolvencia en Irlanda del Norte, visite economy-ni.gov.uk/topics/insolvency-and-bankruptcy/insolvency-practitioners.

Auditores registrados
De acuerdo con la Ley de Sociedades de 2006, los despachos de contabilidad sólo pueden realizar trabajos de auditoría regulados si la empresa es un auditor registrado (también conocido como auditor legal).

Cualquier persona que establezca una práctica contable puede solicitar el registro de su negocio a través de su DPB. Todos los auditores deben tener una cualificación de auditoría y un PC, además de poder demostrar que la práctica cumple los criterios pertinentes y es una empresa apta para realizar trabajos de auditoría.

El registro debe renovarse anualmente, momento en el que hay que pagar una tasa de registro anual. Las tasas de registro dependen del tamaño de la práctica y del número de clientes y empiezan a partir de unas 400 libras esterlinas al año.

Para obtener más información sobre el registro de un despacho como auditor registrado en el ICAEW, ICAS o Chartered Accountants Ireland, visite icaew.com/technical/audit-and-assurance/regulation-and-working-in-audit/working-in-the-regulated-area-of-audit/become-a-registered-auditor, icas.com/regulation/regulatory-authorisations/audit-registration y charteredaccountants.ie/docs/default-source/dept-professional-standards-(psd)/forms/application-for-audit-registration-2019.pdf.

Los despachos contables de Inglaterra que pretendan realizar auditorías de organismos públicos locales en virtud de la Local Audit and Accountability Act 2014 (que suprimió la Audit Commission y permite a los organismos públicos locales nombrar a sus propios auditores independientes) deben registrarse primero como auditor local en un organismo de supervisión reconocido, como el ICAEW. Visite icaew.com/technical/audit-and-assurance/regulation-and-working-in-audit/local-public-audit-in-england para obtener más información sobre el registro como auditor local.

Asesoramiento en materia de inversiones
En virtud de la Ley de Servicios y Mercados Financieros de 2000 (modificada por la Ley de Servicios Financieros de 2012), los despachos de contabilidad que ofrezcan asesoramiento general sobre inversiones deben estar autorizados para ello por la Autoridad de Conducta Financiera (FCA). Si bien es la práctica la que está autorizada, ciertas actividades deben ser llevadas a cabo por personas con calificaciones específicas. Entre los ejemplos de asesoramiento general en materia de inversión se encuentran el asesoramiento sobre pensiones, hipotecas y seguros generales.

Las solicitudes de autorización de la FCA deben presentarse al menos dos o tres meses antes de que la práctica se proponga ofrecer asesoramiento. La mayoría de las solicitudes para obtener la autorización para ofrecer asesoramiento financiero se clasifican como «sencillas» y requieren una tasa de 1.500 libras (www.fca.org.uk/firms/authorisation/fee). Hay más información sobre cómo obtener la autorización de la FCA en www.fca.org.uk/firms/authorisation.

Para ofrecer asesoramiento no convencional, como el asesoramiento sobre acciones de empresas privadas, una práctica contable debe estar autorizada por un DPB, como el ICAEW, en virtud de una licencia DPB (Investment Business).

Los miembros del ICAEW pueden encontrar más información sobre la autorización de la FCA y la licencia DPB en icaew.com/technical/practice-resources/personal-financial-planning/personal-financial-planning-regulation/dpb-investment-business-licence.

Los miembros del ICAS pueden encontrar más información sobre la licencia DPB en icas.com/regulation/regulatory-authorisations/designated-professional-body. Los miembros de Chartered Accountants Ireland pueden encontrar información sobre la autorización de la FCA y la licencia DPB en charteredaccountants.ie/Professional-Standards/Authorisations/Investment-business y charteredaccountants.ie/docs/default-source/dept-professional-standards-(psd)/support-and-guidance/IB/final-dpb-investment-business-handbook-idd-final-with-cover.pdf?sfvrsn=2.

Cuentas del Despacho Contable
Los miembros de los DPBs deben asegurarse de que su práctica mantiene las cuentas de la práctica y maneja tanto el «dinero de los clientes» como el «dinero de la empresa», según lo prescrito por las normas y reglamentos de su DPB. Para más información, consulte:

• Inglaterra y Gales (icaew.com/technical/practice-resources/regulations-standards-guidance-and-ethics/clients-money).
• Escocia (icas.com/governance/charter/icas-rules-and-regulations).
• Irlanda del Norte (charteredaccountants.ie/docs/default-source/dept-professional-standards-(psd)/Rules-and-Reg/public-practice-regulations/public-practice-regulations-idd-update-effective-from-5-october-2018.pdf.

Normativa sobre el blanqueo de capitales
Nota: véase más, en general, sobre el blanqueo de capitales en esta colección de artículos.

En virtud del Reglamento sobre blanqueo de capitales, financiación del terrorismo y transferencia de fondos (información sobre el pagador) de 2017 (conocido como Reglamento sobre blanqueo de capitales de 2017, o MLR de 2017), cualquier persona que preste servicios de contabilidad debe registrarse como proveedor de servicios de contabilidad (ASP) en el HMRC, a menos que pertenezca a un DPB como el ICAEW, el ICAS o Chartered Accountants Ireland.

En virtud de las MLR 2017, los contables deben contar con políticas y procedimientos para comprobar si los clientes están blanqueando dinero a través de su negocio. Esto incluye llevar a cabo la «diligencia debida» con los clientes (por ejemplo, comprobar la identidad de los clientes utilizando documentación oficial, como el pasaporte, y realizar más comprobaciones de identidad cuando exista un mayor riesgo de blanqueo de capitales) e introducir medidas para asegurarse de que el riesgo de blanqueo de capitales se tiene en cuenta durante la actividad diaria (gov.uk/money-laundering-regulations-your-responsibilities). Los despachos contables que aceptan referencias de otro profesional no pueden basarse en comprobaciones previas realizadas por ellos y deben llevar a cabo su propia diligencia debida.

Sin embargo, algunos contables pueden estar exentos de la MLR 2017 si realizan una actividad financiera muy limitada y tienen un volumen de negocio inferior a 100.000 libras. Deben ponerse en contacto con HMRC para comprobar si necesitan o no registrarse en virtud del Reglamento.

Si se requiere el registro, se cobra una tasa de solicitud de 100 libras esterlinas, además de una tasa de registro de 300 libras esterlinas, que debe pagarse por cada local comercial en el que se lleven a cabo actividades cubiertas por la MLR 2017, por ejemplo, la oficina de una práctica contable. También hay que pagar una tasa de renovación anual de 300 libras por local. Visite gov.uk/guidance/money-laundering-regulations-registration-fees para obtener más información sobre las tasas.

Un contable que opere desde su domicilio debe registrarse utilizando su dirección particular. Encontrará más información sobre el registro en www.gov.uk/money-laundering-regulations-accountancy-service-provider-registration.

Un contable que, en el curso de sus actividades profesionales, sospeche que un cliente está blanqueando dinero debe notificarlo a la Agencia Nacional del Crimen (NCA) en virtud de la Ley de Productos del Crimen de 2002 (POCA). Visite nationalcrimeagency.gov.uk para obtener más información.

Aseguramiento y supervisión de la práctica profesional
Los titulares de Certificados de Practicante del ICAEW deben asegurarse de que su negocio cumple con las regulaciones de Aseguramiento de la Práctica (PA) del ICAEW. Estas incluyen requisitos tales como el pago de una cuota de PA (incluida en la cuota de ejercicio) y el cumplimiento de cuatro normas basadas en principios que cubren:

• Leyes, reglamentos y normas profesionales.
• Aceptación y desvinculación del cliente.
• Competencia.
• Control de calidad.

De acuerdo con la normativa, un despacho contable debe presentar una declaración anual en la que se detalle el cumplimiento de las normas, y también debe contar con la visita de representantes del ICAEW aproximadamente cada seis años.

Los despachos contables de Escocia deben cumplir los requisitos de supervisión del ICAS, que incluyen una visita anual a las instalaciones del despacho por parte de funcionarios del ICAS y un informe anual que resuma los resultados de la visita. Puede obtener más información sobre el control del ICAS en icas.com/regulation/regulatory-monitoring/practice-monitoring.

Los consultorios de Irlanda pueden recibir apoyo para el cumplimiento de las normas y controles de salud por parte de Chartered Accountants Ireland. Visite charteredaccountants.ie/Members/in-practice para obtener más información.

Privacidad y protección de datos
Las prácticas contables están estrictamente reguladas bajo la Ley de Protección de Datos de 2018 y el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), y normalmente comparten datos personales sobre los clientes, por ejemplo con HMRC y otros profesionales como los contables.

Los contables deben asegurarse de que todo el tratamiento de datos personales realizado se ajuste a los siete principios del GDPR. Visite ico.org.uk/for-organisations/guide-to-the-general-data-protection-regulation-gdpr/principles/ para obtener más información sobre los principios del GDPR.

En particular, para cumplir con la legislación, cualquier información o dato personal que el despacho tenga sobre sus clientes o empleados debe almacenarse de forma segura y utilizarse únicamente para el fin lícito para el que se recogió.

Además, todos los despachos contables deben tener una política o aviso de protección de datos que explique claramente cómo se gestionan y utilizan los datos personales que recogen y conservan. La política debe estar por escrito e incluirse, por ejemplo, en sus condiciones de contratación o en su sitio web.

En virtud del RGPD, los despachos contables deben pagar una tasa a la Oficina del Comisionado de Información (OCI). Las tasas van desde 40 libras esterlinas al año y dependen del tamaño y el volumen de negocios de su empresa. Visite ico.org.uk/for-organisations/data-protection-fee/ para obtener más información.

Vaya a legislation.gov.uk/ukpga/2018/12/pdfs/ukpgaen_20180012_en.pdf para obtener una nota explicativa detallada de la Ley de Protección de Datos de 2018.

La orientación de la ICO sobre el cumplimiento de la legislación de protección de datos está disponible en ico.org.uk/for-organisations/.

Muchas prácticas contables utilizan servicios de copia de seguridad de datos basados en la nube para almacenar la información y los archivos de los clientes de forma segura y protegerlos de la pérdida. Las tarifas de los servicios de copia de seguridad suelen basarse en un cargo mensual o trimestral relacionado con la cantidad de datos que se almacenan, a partir de unas 10 libras esterlinas para un máximo de diez gigabytes. Para ver ejemplos de este tipo de servicios, consulte Mitol (mitol.co) y Carbonite (carbonite.com/backup-software/buy-carbonite-safe).

Protección contra los ataques de la ciberdelincuencia
El proveedor de seguros Hiscox informó en 2019 que, según su investigación, el 55% de las empresas del Reino Unido habían sido víctimas de ataques de ciberdelincuencia, frente al 40% en 2018. Los ciberdelitos más comunes implican el phishing (envío fraudulento de correos electrónicos aparentemente de un remitente de confianza para persuadir a los destinatarios de que revelen información confidencial) y los ataques de malware. Ser víctima de la ciberdelincuencia conlleva la pérdida de reputación, activos y negocios, así como los costes de reparación.

Las vulnerabilidades en los sistemas informáticos pueden surgir cuando los clientes contratan a los contables, por lo que es especialmente importante que los contables establezcan medidas de seguridad para proteger sus propios sistemas y datos y los de sus clientes contra los ataques de la ciberdelincuencia.

Los despachos contables pueden protegerse contra los ataques de la ciberdelincuencia asegurándose de que:

• Utilizan software de seguridad informática.
• Realizan copias de seguridad de los datos y actualizan el software con regularidad.
• Su red inalámbrica es segura.
• Los datos y los documentos están protegidos por contraseña.

Visite pabusinesssupport.co.uk/protecting-business-cyber-crime/ para obtener más información sobre la protección contra la ciberdelincuencia.

Software de contabilidad y de gestión de las relaciones con los clientes
Los despachos contables suelen utilizar un software de contabilidad que también es ampliamente utilizado por sus clientes, por ejemplo los paquetes proporcionados por Sage (www.sage.com/en-gb/sage-business-cloud/accounting), Wolters Kluwer (www.wolterskluwer.co.uk), Xero (www.xero.com/uk e Intuit QuickBooks (https://quickbooks.intuit.com/uk/accounting-software).

Una revisión del mejor software de contabilidad para pequeñas empresas de 2019 está disponible en uk.pcmag.com/accounting-tax-software/32761/the-best-small-business-accounting-software.

La mayoría de las prácticas de contabilidad utilizan software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para gestionar los registros de los clientes, la facturación y el marketing. Algunos ejemplos de paquetes de software CRM basados en la nube son Sage CRM (sagecrm.com/uk) y OpenCRM (opencrm.co.uk).

El software de CRM puede integrarse a menudo con el software que los contables suelen utilizar para registrar las ventas y compras de los clientes, sobre todo si lo proporciona el mismo proveedor. También se puede adquirir un software con funciones de contabilidad y CRM a través de proveedores como Interprise Solutions (interprise.co.uk).

Puede encontrar más información sobre el software CRM en softwareadvice.com/uk/crm/small-business-comparison.

Honorarios de los servicios de contabilidad
Algunos despachos de contabilidad cobran una tarifa por hora por su trabajo, a la que se añaden gastos específicos. Las tarifas horarias medias dependen de la ubicación del despacho, el tipo de trabajo realizado y el nivel de cualificación del personal que lo realiza.

Por ejemplo, los despachos suelen cobrar a los clientes unas 50 libras por hora por los servicios de un técnico contable y desde unas 125 libras por hora por los servicios de un contable colegiado. Sin embargo, muchos despachos de fuera de Londres cobran tarifas horarias por personal experimentado que oscilan entre 160 y 290 libras, mientras que los grandes despachos de contabilidad bien establecidos en Londres cobran alrededor de 180 libras por hora para los superiores fiscales, entre 200 y 250 libras por hora para los gerentes y alrededor de 400 libras por hora para los socios del despacho. El IVA se cobra además de las tarifas por hora.

La mayoría de los despachos de contabilidad ofrecen a los nuevos clientes una consulta inicial gratuita, y algunos «dimensionan» la cantidad de trabajo necesaria para asesorar a un cliente concreto y cobran una tarifa fija por el trabajo, por ejemplo 200 libras para asesorar sobre la cuota del impuesto sobre la renta de las personas físicas. Otros despachos cobran un porcentaje de la cantidad de impuestos que pueden evitar que el cliente tenga que pagar como resultado de su asesoramiento, por ejemplo el 25% de la cantidad de impuestos ahorrados.

Muchos despachos de contabilidad cobran a los clientes empresariales una cuota de retención mensual o anual para cubrir los servicios regulares y recurrentes, como las nóminas y la realización de las cuentas de fin de año.

Los reglamentos y normas del ICAEW exigen a los miembros que se aseguren de que sus clientes reciben suficiente información para que puedan entender su factura final (normalmente presentada en una «cuenta de honorarios»). Cuando se haya proporcionado una estimación y el importe final cobrado supere la estimación en más de lo razonable, los clientes deben recibir una explicación completa y detallada del exceso. Se aplican requisitos similares a los miembros de ICAS y Chartered Accountants Ireland.

Otros requisitos adicionales se refieren a los honorarios que se aplican cuando se prestan servicios regulados por la ley, por ejemplo los servicios de insolvencia.

Licitación de contratos y concursos del sector público
Las organizaciones del sector público, como el NHS, las autoridades locales, las escuelas, los colegios, las universidades y los organismos públicos locales más pequeños, como los consejos parroquiales, pueden ser una fuente clave de contratos para los despachos de contabilidad. Suelen pedir a los contables que presenten una expresión de interés en el contrato que se adjudica. Si se acepta, se les pedirá que presenten una oferta formal.

Las oportunidades de licitación del sector público y privado aparecen en sitios web como los siguientes:

Tracker (trackerintelligence.com), que supervisa 2.000 fuentes de oportunidades de licitación y cuenta con una herramienta Bid Manager que permite a los usuarios acceder a los documentos de las oportunidades y responder a ellos.
Contracts Finder (contratos del sector público de más de 10.000 libras, gov.uk/contracts-finder).
Dynamic Marketplace (contratos del sector público de menos de 10.000 libras esterlinas, buyers.procserveonline.com/otis/preregistration/splash_page.html).

Escocia, Gales e Irlanda del Norte tienen sus propios sitios web dedicados a la contratación del sector público. Son los siguientes:

Public Contracts Scotland (publiccontractsscotland.gov.uk).
Sell2Wales (sell2wales.gov.wales).
eSourcing NI (e-sourcingni.bravosolution.co.uk/web/login.shtml).

Los contratos del NHS se publican en supplychain.nhs.uk/suppliers.

Las oportunidades de licitación del sector público también se publican en otras fuentes, entre ellas:

ted.europa.eu/TED/main/HomePage.do.
tendersdirect.co.uk.

Un directorio de asociaciones de viviendas en Inglaterra está disponible en nhfdirectory.co.uk. Existen directorios similares en Escocia (sfha.co.uk), Gales (chcymru.org.uk) e Irlanda del Norte (nifha.org).

Varias autoridades locales han publicado orientaciones para los proveedores en relación con las licitaciones, y aparecen en sus páginas web.

Contratos y condiciones de contratación
De acuerdo con los Reglamentos y Normas del ICAEW, los miembros deben proporcionar a los clientes un contrato de compromiso que detalle cierta información por escrito en el momento del compromiso, ya sea en una carta de compromiso firmada por el cliente para confirmar el acuerdo o en alguna otra forma escrita. Esto es necesario para minimizar el riesgo de una disputa en el futuro y cualquier posible malentendido sobre los servicios de la práctica contable y el alcance del trabajo que se ha acordado entre la práctica y el cliente.

La información que se requiere en la carta de compromiso es similar a la que se exige en el Reglamento de Contratos de Consumo (Información, Cancelación y Cargos Adicionales) de 2013 (RCC). En virtud de los RCC, los despachos de contabilidad deben proporcionar a los «consumidores» (como los particulares que actúan con fines ajenos a su negocio o profesión y que, por ejemplo, necesitan asesoramiento en materia de planificación del impuesto de sucesiones) determinada información previa al contrato antes de aceptar una instrucción para llevar a cabo un trabajo de contabilidad. Esto incluye sus precios, condiciones de pago y cancelación.

Las cartas de contratación deben establecer la información precontractual requerida por escrito e incluir:

• El nombre comercial, la dirección y el número de teléfono del despacho y, si procede, su número de registro de empresa y su número de registro de IVA.
• El nombre de la empresa que aparecerá en los extractos de las tarjetas de crédito o débito, que a menudo es diferente del nombre comercial.
• El alcance y la finalidad de los servicios que prestará el contable (por ejemplo, planificación de herencias o asesoramiento fiscal).
• El nivel y el método utilizado para cobrar los honorarios por el trabajo realizado por los distintos grados de personal.
  Cualquier limitación de la responsabilidad del despacho contable (por ejemplo, en caso de asesoramiento basado en información engañosa facilitada por el cliente).
• Una cláusula que cubra los plazos y las escalas de tiempo para el trabajo, que se acordará entre el despacho contable y el cliente antes de que comience el trabajo.
• El aviso y la política de protección de datos de la práctica y las disposiciones para el cumplimiento de la Ley de Protección de Datos de 2018 y el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).

Las cartas de compromiso también deben cumplir con el Reglamento de prestación de servicios de 2009, que impone obligaciones a los contables en relación con la información que suministran a sus clientes. Según el Reglamento, los contables deben informar a sus clientes de:

• Su número de registro de IVA.
• El nivel de seguro de responsabilidad profesional obligatorio que poseen.
• Cómo pueden acceder los clientes a las normas de los organismos profesionales que deben cumplir los contables.
  Su procedimiento de resolución de reclamaciones.

Los contables también deben asegurarse de que proporcionan a todos los clientes información sobre sus condiciones generales de contratación, que deben incluir:

• Disposiciones para la confirmación y aceptación del contrato de servicios.
• Un calendario de pagos, detalles de las condiciones de pago y métodos de pago aceptados.
• Disposiciones para la rescisión del contrato.
• Un procedimiento de revisión y arbitraje para resolver cualquier disputa, que suele ser tratada por el DPB de la práctica profesional de la contabilidad.
• Garantías relativas a la no divulgación y confidencialidad de la información personal de los clientes o de la información comercial sensible.

Se aplican requisitos similares a los miembros de ICAS y Chartered Accountants Ireland. Merece la pena que un abogado redacte o revise las condiciones de contratación y las condiciones comerciales para asegurarse de que cumplen la normativa vigente.

Se aplicarán requisitos adicionales a los contratos de servicios regulados por la ley, como los servicios de auditoría prestados en virtud de la Ley de Sociedades de 2006. Por ejemplo, las prácticas contables pueden limitar su responsabilidad ante los clientes sólo si se ha obtenido la aprobación de los accionistas del cliente y la limitación de la responsabilidad es «justa y razonable».

La responsabilidad profesional de los contables

El ICAEW ha publicado una guía sobre la gestión de la responsabilidad profesional de los contables, que incluye consejos sobre las cuestiones que deben incluirse en las cartas de compromiso de los clientes. Las orientaciones pueden consultarse en icaew.com/en/membership/regulations-standards-and-guidance/practice-management/managing-professional-liability.

Pertenencia a asociaciones y redes
La pertenencia a una asociación o red profesional proporciona una serie de beneficios empresariales e individuales. La pertenencia a un DPB es obligatoria para un censor jurado de cuentas, pero existen otras asociaciones y redes profesionales, entre ellas las siguientes:

• La Society of Professional Accountants (SPA, spa.org.uk), que es una asociación que representa a unos 1.200 contables cualificados de todo el Reino Unido que trabajan en pequeños despachos. Los miembros se benefician de asesoramiento jurídico, oportunidades de establecer contactos y un listado en el sitio web de la SPA. Los detalles de la cuota anual de afiliación están disponibles solicitándolos a la SPA.
• CharterGroup (chartergroup.co.uk), que es una red nacional que representa a los despachos contables independientes de todo el Reino Unido. Los miembros se benefician del acceso a las oportunidades de establecer contactos y a las referencias comerciales, de la inclusión en el directorio de búsqueda de CharterGroup y del acceso a seminarios y cursos de formación.
• 2020 Innovation (the2020group.com), que es una organización de miembros que representa a contables y profesionales de la fiscalidad de todo el mundo. Los beneficios de la afiliación incluyen materiales de marketing, talleres y seminarios web. La cuota de afiliación es a partir de 67 libras esterlinas al mes (sin IVA) para un profesional único y 99 libras esterlinas al mes (sin IVA) para un despacho con entre dos y cinco socios.
• UK200Group (uk200group.co.uk), que es una asociación de firmas independientes de contables y abogados en el Reino Unido, que comprende cinco grupos de la industria que cubren la agricultura, las organizaciones benéficas, la asistencia sanitaria, legal y la propiedad y la construcción. Los beneficios de la afiliación incluyen el acceso al desarrollo de competencias, la acreditación de calidad y los servicios de apoyo técnico y empresarial. Las solicitudes están sujetas a la aprobación del Comité Ejecutivo y a una revisión externa.

Hay una serie de asociaciones que representan a los contables que operan en áreas especializadas de las finanzas. Por ejemplo, el ICAEW tiene varios grupos de interés especial (‘Comunidades’), incluyendo una Comunidad de Profesionales de Finanzas de Caridad y una Comunidad de Voluntarios (www.icaew.com/groups-and-networks/communities).

Oficinas y tasas comerciales
Los contables necesitan un espacio de oficina adecuado para ejercer su profesión, y aquellos que tengan la intención de iniciar y dirigir su negocio desde su casa deben informar a su compañía hipotecaria o al propietario y comprobar que están autorizados a hacerlo según las condiciones de su hipoteca o contrato de alquiler.

Quien tenga un negocio en su casa deberá informarse de si tendrá que pagar el impuesto sobre actividades económicas. También es importante tener un seguro adecuado tanto para la vivienda como para el negocio.

La Valuation Office Agency tiene más información sobre las tasas para un negocio basado en casa en Inglaterra y Gales en gov.uk/introduction-to-business-rates/working-at-home. Las orientaciones para Escocia están disponibles en mygov.scot/non-domestic-rates-guidance/working-from-home/ y las de Irlanda del Norte en nibusinessinfo.co.uk/content/use-your-home-workplace.

Los contables que pretendan operar desde una oficina comercial deben presupuestar los costes asociados al alquiler o la compra de un local, incluidos los costes de los abogados, el alquiler, las facturas de los servicios públicos, las tasas de agua y las tasas comerciales.

Los alquileres comerciales y las tasas empresariales varían considerablemente en función de la ubicación, la distribución y el tamaño de los locales. En Inglaterra y Gales, la Valuation Office Agency (gov.uk/introduction-to-business-rates) se encarga de determinar el valor imponible de los locales en función de su tamaño y valor de alquiler, y esta cifra es utilizada por los funcionarios de valoración de las autoridades locales para fijar las tasas comerciales locales.

En Escocia, la determinación de las tasas comerciales es responsabilidad de los asesores escoceses (gov.scot/policies/local-government/non-domestic-rates), y en Irlanda del Norte, se encarga de ello el Land & Property Services (LPS), que forma parte del Departamento de Finanzas (finance-ni.gov.uk/topics/property-rating).

Es posible que se requiera un permiso de planificación para el cambio de uso si los locales se utilizaban anteriormente para algo distinto de las oficinas de la clase de uso A2 Servicios financieros y profesionales (planningportal.co.uk/info/200130/common_projects/9/change_of_use).

Promoción del negocio de la firma contable

Las oportunidades para promocionar un despacho contable y sus servicios incluyen las siguientes:

• Inclusión en directorios especializados, que ofrecen listados básicos gratuitos, como www.accountants-search.co.uk y www.find-uk-accountant.co.uk.
• Inclusión en directorios de miembros publicados por DPBs como: ICAEW (find.icaew.com), ICAS (icas.com/find-a-ca), Chartered Accountants Ireland (charteredaccountants.ie/Find-a-Firm) y ACCA (accaglobal.com/uk/en/member/find-an-accountant.html?isocountry=GB).
• Asistir a eventos locales de creación de redes empresariales. Organizaciones como las Cámaras de Comercio locales (britishchambers.org.uk) ofrecen oportunidades para establecer contactos.
• Las agencias empresariales locales y los proveedores de financiación responsable también ofrecen oportunidades para que los contables impartan talleres y clínicas para la creación de nuevas empresas que pueden dar lugar a un trabajo remunerado. Visite nationalenterprisenetwork.org y responsiblefinance.org.uk para encontrar agencias locales y proveedores de financiación responsable.
• Ofrecer seminarios ocasionales gratuitos en asociación con otros profesionales, como abogados y asesores financieros independientes, que traten temas como la planificación de herencias o las pensiones.
• Enviar artículos y comunicados de prensa a los medios de comunicación locales o especializados para explicar cuestiones financieras y fiscales de actualidad o complicadas. Algunos despachos contables tienen una columna regular en su periódico local.
• Enviar regularmente a los clientes boletines informativos por correo electrónico, lo que ofrece la oportunidad de establecer la credibilidad de la empresa y promover sus servicios en áreas especializadas de la contabilidad.
• Crear y mantener vínculos con profesionales relacionados en el área local, como abogados y asesores financieros independientes que puedan proporcionar referencias.
• Crear y mantener vínculos con organizaciones benéficas, clubes deportivos comunitarios de aficionados (CASC), empresas sociales y otras organizaciones de voluntariado en su área local que puedan requerir los servicios de una práctica contable.
• Presentar al personal a diversas categorías en concursos de premios contables locales, regionales o nacionales. Para ver ejemplos, visite accountancyawards.co.uk/categories/ y britishaccountancyawards.co.uk.
• Utilizar redes profesionales como LinkedIn para conseguir presentaciones y referencias a nuevos clientes, y para destacar las cualificaciones y la experiencia. Hay varios grupos para contables en LinkedIn que pueden ofrecer oportunidades de establecer contactos. LinkedIn también ofrece un servicio de publicidad dirigida que permite a los despachos contables promocionarse ante otros usuarios empresariales y profesionales (business.linkedin.com/marketing-solutions/ads).
• Crear una página de empresa en Facebook para fomentar las referencias de los clientes. Las páginas de Facebook pueden personalizarse con el nombre, el logotipo y otra información del despacho, y actualizarse regularmente con artículos y noticias.
• Publicidad en las versiones impresas y en línea de los directorios empresariales locales, como Páginas Amarillas (yell.com) y Thomson Local (thomsonlocal.com).
• Utilizar Google My Business (google.com/business) para editar y actualizar la información sobre sus servicios que aparece en los resultados de búsqueda de Google y en Google Maps.
• Añadir sus datos y su ubicación a Apple Maps, lo que permite a los clientes encontrar despachos de contabilidad cerca de ellos utilizando sus dispositivos Apple, como iPhones, tabletas y relojes inteligentes. Visite mapsconnect.apple.com para obtener más información.

Revisor de hechos: Max

Recursos

Véase También

• Contabilidad
• Estudios Económicos Sectoriales
• Servicios de Contabilidad
• Sector de Servicios Profesionales
• Sector Secundario
• Sector Terciario