Costos Informaticos para Pequeños Negocios

Costes informáticos

Un ordenador con acceso a Internet de alta velocidad y fiable debería estar en lo más alto de tu lista de equipos de oficina «imprescindibles». Su ordenador le permitirá acceder a los innumerables contactos comerciales y materiales de investigación de mercado disponibles en línea, además de permitirle comunicarse con clientes potenciales y establecidos, así como con proveedores de todo el mundo, todo ello a través del correo electrónico.

Ese mismo ordenador puede utilizarse para generar facturas, certificados y formularios de forma rápida, sencilla y económica, además de gestionar la contabilidad de su empresa, la programación, las llamadas de voz y vídeo por Internet y ayudarle a mantener información detallada sobre sus clientes (utilizando un software especializado de gestión de la relación con los clientes). Como descubrirá, también hay aplicaciones de software altamente especializadas (mercado vertical) diseñadas para ser utilizadas por empresas de importación/exportación.

Para ayudar a reducir el papeleo físico y las necesidades de archivo tradicionales, la digitalización y el escaneo de formularios, documentos y archivos, y su almacenamiento electrónico en el disco duro de su ordenador o en la nube, es una opción viable, que además ayuda al medio ambiente.

Muchas personas hoy en día, especialmente en un campo que requiere muchos viajes, utilizan un ordenador portátil y/o una tableta como su ordenador principal. También puedes optar por un ordenador de sobremesa para tu oficina, pero asegúrate de que todos tus datos, documentos y archivos se sincronizan automáticamente entre tus ordenadores y dispositivos móviles (a través de la nube).

Para un ordenador de sobremesa básico, basado en Windows 10 (incluyendo teclado y monitor), que te permita navegar por internet al poco tiempo de comprarlo, debes destinar fondos en el rango de 800 a 2.500 dólares.

Por lo general, pagarás un poco más por un iMac de Apple, pero hay claras ventajas de usar equipos de Apple, como el soporte técnico superior AppleCare de la compañía y el hecho de que los Mac son mucho menos susceptibles a los virus y al malware que los PC con Windows.

Datos sobre el fax
Aunque técnicamente no necesita un aparato de fax independiente, ya que se está convirtiendo rápidamente en una tecnología obsoleta, su vida como comerciante internacional funcionará mucho mejor con uno, ya que las empresas extranjeras siguen utilizándolo. Utilizará una máquina de fax (véase más detalles) para enviar y recibir materiales en papel a y de los clientes, representantes y distribuidores en lugar de esperar a los servicios postales de Estados Unidos y del extranjero.

Una conexión a Internet fiable y de alta velocidad es imprescindible

Con el poder de Internet a su disposición, puede ir a cualquier parte del mundo de forma instantánea, acceder a los contactos comerciales tan pronto como se publiquen, comunicarse con los clientes y aspirantes a clientes con unas pocas pulsaciones, y obtener información de mercado de fuentes mundiales mientras está sentado en su escritorio. Si utiliza un ordenador portátil o una tableta, este trabajo también puede hacerlo desde la cama, sentado en el sofá o incluso tomando el sol junto a la piscina o la playa.

El coste medio del servicio de Internet de alta velocidad por cable, DSL o FIOS (fibra óptica), en Estados Unidos, oscila entre 25 y 100 dólares al mes, dependiendo de la ubicación, el proveedor de servicios, si se combina Internet con otros servicios (como la televisión por cable o una línea telefónica VoIP) y la velocidad de la conexión a Internet. Además de un módem, también necesitarás un router inalámbrico para establecer una conexión a internet por wifi en tu casa u oficina.

Como la mayoría de los proveedores de televisión por cable dominan las regiones geográficas, normalmente estás a merced del proveedor que esté en tu zona. La mayoría ofrece paquetes de teléfono, televisión y servicio de Internet. Dependiendo de la línea de canales de televisión que desees y de los servicios adicionales (como un grabador de vídeo digital conectado a tu caja de cable o un router inalámbrico para establecer wifi en tu casa), tu factura mensual podría ascender a entre 100 y 250 dólares al mes por los tres.

El precio del software

Los precios de los programas informáticos pueden variar radicalmente, dependiendo de qué programas compres y a quién se los compres. Necesitarás un buen programa de procesamiento de textos, un programa de contabilidad y teneduría de libros, un programa de gestión de hojas de cálculo y un programa de gestión de las relaciones con los clientes.

Muchas aplicaciones populares, como Microsoft Office 365 (que incluye Microsoft Word), la contabilidad de QuickBooks y la mayoría de los programas de CRM permiten a los usuarios pagar una baja suscripción mensual gratuita (a menudo menos de 10 dólares al mes) para tener acceso completo al software, en lugar de obligar a los clientes a comprarlo directamente (y luego pagar las actualizaciones por separado).

consejo
Puede encontrar software ofimático gratuito, totalmente compatible con Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.), en www.openoffice.org. Mientras tanto, Apple ofrece a los usuarios de Mac sus aplicaciones iWork (incluido Pages para el procesamiento de textos) de forma gratuita (www.apple.com/iwork), y Google ofrece las aplicaciones Google G Suite (incluido el procesador de textos Docs) de forma gratuita a los usuarios de Windows y Mac, y a los usuarios de dispositivos móviles iOS y Android (https://gsuite.google.com).
Servicio telefónico
Si utilizas un teléfono fijo en casa, ya sabes que el coste depende, al menos en parte, de las diferentes funciones de llamada que elijas. Si aún no tiene una línea telefónica fija para uso personal, debería instalar al menos una línea dedicada a su negocio. A efectos del presupuesto inicial, asignemos unos 50 dólares por línea. También tendrá que añadir la tarifa de instalación de la compañía telefónica, que variará.
También es posible que quieras obtener un número 800 gratuito para las llamadas entrantes. Aunque la mayoría de los números 800 sólo funcionan cuando se reciben llamadas desde dentro de EE.UU., dan a tu negocio una credibilidad adicional.
Servicio de telefonía móvil
En el mundo de los negocios de hoy, un smartphone es una herramienta empresarial imprescindible para hacer y recibir llamadas de voz y vídeo, enviar y recibir mensajes de texto, acceder a Internet mientras te desplazas, gestionar tus cuentas de correo electrónico, etc. Si ya utilizas un equipo de Apple, opta por un iPhone. Sin embargo, si ya estás acostumbrado a utilizar un dispositivo móvil basado en Android, éste funcionará igual de bien.
Todos los teléfonos inteligentes vienen con un surtido de aplicaciones integradas, al menos una cámara frontal y dos (a veces tres) traseras, y una amplia gama de otras tecnologías que permiten al teléfono inteligente manejar muchas tareas mientras estás en movimiento. Además, gracias a los millones de aplicaciones opcionales de terceros de la App Store (iOS) o Google Play (Android), puedes personalizar tu dispositivo móvil con un conjunto de aplicaciones útiles que pueden ayudarte a ser más productivo en prácticamente todos los aspectos de tu vida personal y profesional, desde las comunicaciones y la programación hasta la gestión de la información.
Junto con tu smartphone, tendrás que contratar a un proveedor de servicios de telefonía móvil para que tu teléfono tenga capacidad para hacer llamadas, enviar mensajes de texto y conectarse a Internet de forma inalámbrica (datos celulares). En Estados Unidos hay varios proveedores de servicios de telefonía móvil importantes. Otros ofrecen servicio ilimitado en todo Estados Unidos, Canadá y México, u ofrecen varios planes de llamadas internacionales para llamar desde Estados Unidos a otros países (o para llamar a cualquier parte del mundo mientras viajas al extranjero).
Como es probable que hagas muchos viajes internacionales, elige un proveedor de servicios de telefonía móvil con paquetes competitivos de llamadas internacionales y roaming. Especialmente si vas a hacer muchas llamadas y viajes internacionales, echa un vistazo al servicio de telefonía móvil Google Fi (https://fi.google.com). Es muy barato (menos de 50 dólares al mes) y funciona con casi cualquier smartphone, en casi todo el mundo.